NS koopt jaarlijks voor ruim € 1 miljard aan goederen en diensten in. NS heeft ongeveer 5.000 leveranciers in 24 verschillende landen. Het grootste deel (ongeveer 98,5%) van wat we inkopen, komt uit Nederland en West-Europa. Onze goederen en diensten betreffen personele- financiële- en facilitaire diensten, IT, bouw, communicatie, energie, treinen en vervoer. 80% van onze goederen en diensten komt van ruim 200 leveranciers.
NS oefent als inkopende partij invloed uit op leveranciers om hun producten en processen te verduurzamen. Zij kunnen daarmee een grote bijdrage leveren aan onze duurzaamheidsdoelstellingen. Onze mvo-eisen staan in de inkoopgovernance en zijn verankerd in de Algemene Inkoopvoorwaarden (www.nsprocurement.nl). Verder werken we nauw samen met onze leveranciers en dagen we de markt uit om innovatieve en duurzame biedingen in te dienen. Met de volgende initiatieven gaven we invulling aan onze regierol:

Leveranciers-assessments

Sinds 2014 nemen we Corporate Social Responsibility (CSR) assessments af bij onze grootste leveranciers, die ongeveer 60% van de spend vertegenwoordigen. We kijken hoe zij omgaan met aspecten als omgeving, sociaal, ethiek en keten. Scores maken het mogelijk leveranciers te vergelijken en risico’s in te schatten. Sinds 2015 wordt het assessment ook ingezet bij de gunning van opdrachten. Gegunde partijen zijn verplicht een CSR-assessment te doen. Samen met een tiental grote Europese vervoerders en spoorleveranciers werkt NS aan Railsponsible met als doel de methodiek als standaard te gebruiken binnen de spoorindustrie.

Verduurzaming van inkoop door aanbestedingsplannen en circulair inkopen

NS gebruikt bij haar Europese aanbestedingen een aanbestedingsplan. Dit interne document beschrijft de processtappen die nodig zijn in de voorbereiding van een aanbesteding. In het aanbestedingsplan wordt Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) toegepast voor de beschrijving van de selectie- en gunningscriteria. Sinds 2015 zijn deze criteria in het plan geborgd.

Gedragscode voor leveranciers met meeste ‘spend’

Sinds 2015 is de gedragscode voor nieuwe leveranciers onderdeel van het contracteren geworden. De gedragscode vermeldt expliciet onder welke voorwaarden we zaken willen doen met leveranciers. Een algemene eis is bijvoorbeeld dat leveranciers hun verantwoordelijkheid moeten nemen in het kader van maatschappelijk ondernemen en de essentie onderschrijven van standaarden op dit gebied, zoals onder meer vastgelegd in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en door de ILO, OECD en ICC. NS laat een onafhankelijke partij controleren of leveranciers de gedragscode naleven. Wanneer sprake is van het niet naleven of overtreden van de code beoordelen we eerst het risico. Daarop gaan we in gesprek met de leverancier en verzoeken we om een verbeterplan. In 2018 heeft NS 43 controles laten uitvoeren waarbij 0 overtredingen zijn geïdentificeerd. Bij ernstige overtredingen, zoals corruptie, kan worden besloten de relatie te verbreken. Uitsluitingscriteria gelden ook voor onderaannemers van onze leveranciers.
NS heeft beleid tegen omkoping en corruptie opgesteld. Als onderdeel van de implementatie volgen alle inkopers binnen NS een e-learningmodule Ethics & Compliance en wordt aandacht besteed aan het belang van goede naleving van het beleid.

Risicomanagement

NS onderkent bij de inkoop van goederen en diensten risico’s op het gebied van spoorwegveiligheid, arbeidsveiligheid, informatiebeveiliging, mededinging, continuiteits- en toeleveringsrisico, keten- en inlenersaansprakelijkheid en duurzaamheid. NS minimaliseert deze risico’s door het stellen van specifieke contractuele eisen en afhankelijk van de hoogte van het risico het doen van een assessment als toets of de contractuele afspraken worden nagekomen. Het contract voorziet in mogelijkheden tot boetes of ontbinding indien niet voldaan wordt aan de eisen.