NS beoogt om structureel en duurzaam, aantoonbaar en geloofwaardig te voldoen aan wet en regelgeving evenals de standaarden die passen bij de maatschappelijke positie en verantwoordelijkheid van NS. Daarom hebben we in 2018 de functie van Integriteit & Compliance verder geprofessionaliseerd. Het proces voor de melding en afhandeling van (mogelijke) integriteitsissues is vernieuwd en we hebben een NS-breed beleidskader voor compliance vastgesteld. Er zijn in de organisatie meer dan 230 sessies over integriteit gehouden.
NS heeft de ambitie om integriteit en compliance structureel naar een hoger niveau te tillen. Om te komen tot een proactieve organisatie in het kader van een open en veilige cultuur is het noodzakelijk dat integriteit en compliance thema's integraal onderdeel uitmaken van de bedrijfsvoering. Daar voeren we jaarlijks metingen naar uit. Die laten zien dat we als NS in 2018 vooruitgang hebben geboekt in het risicobewustzijn en in de signalering en behandeling van integriteitsissues. De eerdere ingezette maatregelen zoals de sessies krijgen ondertussen een vervolg.

Afdeling Integriteit & Compliance

De afdeling Integriteit & Compliance (I&C) richt zich op het bevorderen van gewenst gedrag en correcte naleving van wet- en regelgeving binnen NS. De afdeling ontwikkelt beleid, informeert daarover, behandelt en onderzoekt integriteitsmeldingen, geeft (gevraagd en ongevraagd) advies, vervult de rol van compliance officer en bevordert het integriteitsbewustzijn binnen NS. Thema’s waarop I&C focus legt zijn onder meer omgangsvormen, belangenverstrengeling, informatiebescherming, fraude, anti-corruptie en mededinging.

De afdeling valt onder de directeur Risicobeheersing en werkt nauw samen met andere afdelingen, zoals HR, communicatie, risk, legal, security en audit. Ook vindt, binnen de grenzen van vertrouwelijkheid, afstemming plaats met de vertrouwenspersonen binnen NS en het Vangrailnetwerk over ontwikkelingen, trends en signalen ten aanzien van meldingen en vragen over integriteit.

Integriteitsportaal

Het Integriteitsportaal op het intranet biedt medewerkers inzicht in het integriteits- en compliancebeleid van NS en geeft ze de mogelijkheid integriteitsissues te melden, vragen en dillemma’s voor te leggen en contactpersonen te vinden. Ook worden hier hulp- en leermiddelen voor medewerkers en leidinggevenden over integriteit en compliance ter beschikking gesteld. De informatie op het Integriteitsportaal wordt steeds aangepast en aangevuld op basis van actuele ontwikkelingen. Verder ontvangen medewerkers een maandelijks themabulletin met bondige informatie over een specifiek onderwerp, zoals communicatie en gedrag, belangenverstrengeling of intimidatie.

Meldpunt Integriteit en Regeling Integriteitsmeldingen

Medewerkers kunnen op verschillende manieren – anoniem – integriteitskwesties of misstanden melden: per e-mail, per telefoon, in een persoonlijk gesprek en via het Meldpunt Integriteit op het Integriteitsportaal. De Regeling Integriteitsmeldingen (inclusief klokkenluidersmeldingen) borgt dat medewerkers melding kunnen doen van (vermoedens van) onregelmatigheden, dat daarmee zorgvuldig en vertrouwelijk wordt omgegaan en dat ze geen nadeel zullen ondervinden van het feit dat zij melding hebben gedaan. Bij een (vermoeden van) een onregelmatigheid kan een leidinggevende tevens een direct verzoeken tot toedrachtonderzoek indienen.

Alle meldingen en verzoeken tot toedrachtonderzoek worden conform de NS Regeling Integriteitsmeldingen in behandeling genomen. Op basis van een melding kan ook worden besloten tot een toedracht onderzoek. Deze richt zich op waarheidsvinding. Toedracht onderzoeken vinden plaats conform het onderzoeksprotocol dat is verbonden aan de Regeling Integriteitsmeldingen. Een onderzoek kan ertoe leiden dat er maatregelen ten aanzien van de organisatie, de processen en/of cultuur worden doorgevoerd. Een mogelijk gevolg kan ook zijn dat er disciplinaire maatregelen worden genomen tegen betrokken medewerkers of dat de relatie met leveranciers en andere partners wordt herzien of beëindigd. Als er sprake is van een vermoeden van misstanden in strafrechtelijke zin kan een zaak worden overgedragen aan politie en justitie.

In 2018 zijn totaal 101 zaken binnengekomen en behandeld. Er zijn in 2018 143 vragen en dilemma’s voorgelegd aan I&C. De onderwerpen kunnen als volgt worden onderverdeeld:

Overzicht integriteitszaken 2018  

Door de toenemende aandacht voor Integriteit & Compliance binnen de organisatie is de verwachting dat in 2019 het aantal meldingen en vragen toe zal nemen.

Vertrouwenspersonen

Bij ongewenst gedrag kunnen werknemers een beroep doen op een van de vertrouwenspersonen van NS. De vertrouwenspersoon kan ondersteuning bieden, advies geven en begeleiden bij het ondernemen van stappen om ongewenst gedrag te laten stoppen of te beïnvloeden. Of een luisterend oor bieden. In 2018 is door medewerkers meer dan 160 keer een beroep gedaan op een vertrouwenspersoon.

Compliance

NS wil natuurlijk voldoen aan geldende wet- en regelgeving. Dat is onderdeel van het thema Integriteit. Het faciliteren van en toezien op integer handelen is belangrijk. De NS Gedragscode speelt hierbij een belangrijke rol. Verder bestaan er gerichte complianceprogramma’s ten aanzien van wet- en regelgeving, zoals bijvoorbeeld de Spoorwegwet, het Mededingingsrecht, en de wetgeving ten aanzien van de bescherming van privacy.