Omschrijving

Het risico dat NS niet voldoet aan wet- en regelgeving, of (interne) normen en waarden overtreedt, hetgeen kan leiden tot benadeling van reizigers, medewerkers of andere stakeholders, reputatieschade, financiële schade of sancties van toezichthouders.

Toelichting

NS streeft een beheerste bedrijfsvoering na, waarbij incidenten zich bij uitzondering voordoen en wordt voldaan aan wet- en regelgeving. Om het aantal incidenten te beperken, dient NS aan een aantal voorwaarden te voldoen. Er moet onder meer een veilige omgeving zijn waar we open over incidenten spreken en onderzoek verrichten naar de achtergrond van incidenten, zodat het inzicht wordt vergroot. Door te leren van meldingen en situaties, kan NS inzicht creëren en maatregelen nemen om herhaling te voorkomen.
Nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving moeten we vertalen naar concreet beleid, zodat we dit kunnen implementeren in de organisatie met ondersteunende processen en systemen.

Maatregelen

NS leeft nationale en internationale wet- en regelgeving na. De afdeling Integriteit & Compliance is in 2018 verder ingevuld, waardoor het takenpakket volledig uitgevoerd kan worden. Er is beleid gemaakt en een framework opgesteld waardoor de samenhang met andere afdelingen en onderwerpen steeds duidelijker zichtbaar wordt. Door de sessies die we geven tijdens verschillende teamdagen en –overleggen heeft het integriteitsportaal meer bekendheid gekregen onder werknemers. De informatie op dit Integriteitsportaal wordt periodiek aangepast en aangevuld op basis van actuele ontwikkelingen. In 2018 is de NS Regeling Integriteitsmeldingen (inclusief klokkenluidersmeldingen) herzien en aangepast. De aanleiding hiervoor was de AVG-wetgeving en de geleerde lessen. Het NS Meldpunt Integriteit borgt dat op een veilige manier melding gemaakt kan worden van (vermoedens van) onregelmatigheden.
Naar aanleiding van de onregelmatigheden bij de bieding op het openbaar vervoer in Limburg in 2015 is in opdracht van onze aandeelhouder en onze raad van commissarissen door onderzoeksbureau Alvarez & Marsal een onderzoek uitgevoerd naar de effectiviteit van Governance, Risk en Compliance (GRC) binnen NS. Het onderzoeksrapport concludeerde: ‘De GRC-organisatie binnen NS is nog niet voldoende op orde om het risico op onregelmatigheden en niet integer gedrag zoveel als mogelijk te voorkomen en om gewenst gedrag te stimuleren.’ NS heeft op basis van de conclusie en aanbevelingen van het onderzoeksrapport een verbeterplan opgesteld met concrete doelen en acties. Bijna alle maatregelen zijn inmiddels opgevolgd. De implementatie van een aantal maatregelen neemt meerdere jaren in beslag, omdat zij bedrijfsbreed spelen of naar hun aard omvangrijk zijn. In 2017 is NS gestart met een organisatiebreed programma om een cultuur van openheid , aanspreekbaarheid en voorbeeldgedrag binnen de hele organisatie te bevorderen. 
In 2018 heeft NS op brede schaal sessies gehouden om een open en veilige cultuur te stimuleren. Deze sessie vonden plaats in alle lagen van de organisatie, altijd aansluitend op de vragen en dilemma’s die binnen een team of afdeling spelen. Vertraging of tekortkomingen in de naleving van wet- en regelgeving door NS kan onder meer leiden tot reprimandes, boetes, rechtszaken, claims en reputatieschade. In 2018 gaven we specifiek aandacht aan de AVG, die sinds mei 2018 van kracht is. Kennisoverdracht en het bijbehorende beleid hebben we vormgegeven en beschikbaar gesteld. Het AVG-projectteam is eind 2018 ontbonden.
In nauwe samenwerking met ProRail hebben we een portaal ingericht waar we diensten en voorzieningen in het kader van de Spoorwegwet aan alle vervoerders transparant en non-discriminatoir aanbieden.

Trend beheersing

De structuur en de strategie van de NS-organisatie zijn in de bedrijfsvoering opgenomen en met maatregelen ondersteund. Het versterken van een cultuur van openheid en aanspreekbaarheid is minder makkelijk te veranderen. Op beide gebieden (structuur en cultuur) is in 2018 voortgang geboekt en voor 2019 zijn aanvullende stappen gepland. De beheersing is daarmee verbeterd.